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우리니라 직장인은 평균 1주일에 3.7회 회의에 참석하지만
그중 절반 수준인 1.8회 (48.6%)는 불필요한 회의였다고 답변했다고 합니다.
(대한상공회의소가 상장기업 직장인 1천명을 대상으로 조사, 2017)
1-1-1 회의룰, 텐텐 회의규칙 등 다양한 회의 캠페인들이
많은 조직에서 느끼는 회의에 대한 어려움을 반증하는 것 같습니다.
효율적인 회의 문화는 그 자체로 기업의 경쟁력이 되기도 합니다.
GE는 워크아웃, 픽사의 브레인트러스트, IBM의 이노베이션 잼 등 강력한 조직문화를 바탕으로 성과를 낸 기업들을 그들만의 독특하고 효율적인 회의문화를 가지고 있습니다.
이를 위해서는 오랜기간 경험을 통해 합의된 그 조직만의 회의 방식을 만들어가야 합니다.
최근 엄청난 성장력으로 주목받고 있는
"아마존의 회의는 어떨까요?"
아마존은 더 나은 의사결정을 도와주는 빠른 회의방식으로도 유명한데요.
아마존의 회의 문화에 대해 한번 자세히 살펴보겠습니다.
첫번째 규칙: 침묵으로 시작한다.
아마존의 회의문화로 대표되는 것은 6장의 내러티브 메모 입니다. 회의에 참석한 사람들은 논의를 하기 전에 먼저 모든 참석자가 내러티브 메모를 읽습니다.
모든 참가자가 자료를 읽는 것을 전제로 논의를 시작하므로 참석자는 집중해서 자료를 읽게 됩니다. 사전에 회의 내용을 충분히 숙지하고 누구나 동등한 정보를 알고 있는 상태에서 진행하는 회의는 생산적일 수 밖에 없습니다. 또한, 작성자 역시 파워포인트를 만들 때는 형식적인 면에 치우치게 되는데 메모를 하게 되면 논리와 아이디어에 초점이 맞추어져 생각과 아이디어를 명확히 할 수 있게 됩니다.
"4페이지 메모를 쓰는 것이 20페이지 짜리 파워포인트를 구성하는 것보다 어려운 이유는 좋은 메모의 내러티브 구조가 우리에게 ‘무엇이 더 중요한지’, ‘서로 어떻게 연관되어 있는지＇를 더 잘 생각하고 이해하도록 유도하기 때문입니다.
파워포인트 스타일의 프레젠테이션은 아이디어를 위장 시키고, 상대적 중요성을 인지하지 못하게 할 뿐만 아니라, 아이디어 간에 상호연결성을 무시하도록 하는 경향이 있습니다." (제프 베조스)
두번째 규칙: 참석자는 수는 피자 두판으로 한다.
Two-Pizza 팀은 보통 6~10 사이로 구성 됩니다. 이처럼 작고 분산된 팀은 빠르고, 민첩하며 자율성과 오너십을 촉진합니다. 작지만 완결된 팀은 다른 팀에 대한 의존도도 낮추고, 불필요한 커뮤니케이션 비용도 줄이고, 자율적이고 민첩한 조직운영을 통해 정해진 문제해결에 집중하면서 혁신 속도를 가속화 합니다.
세번째 규칙: 오너(Owner)가 있다.
회의의 오너는 회의 목적과 결과물을 명확히 공유하는데, What(무엇을), Who(누가), When(언제) 3W를 정하는 회의를 진행합니다. 오너의 업무에는 주요하게 3가지가 있는데, 첫번재 Engage 모두가 참여하는 회의를 만듭니다. 두번재, Time keeper 시간관리를 합니다. 마지막으로 Document 회의록을 작성하고 배포합니다.
네번째 규칙: 숫자로 검증하고 반복한다.
회의의 진짜 추진력은 회의 이후 관리에서 나옵니다. 아마존은 프로젝트 회의 후, KPI(핵심성과지표)를 설정 합니다. 그리고 단순히 관리하는 것을 넘어서 프로젝트 진행상황을 모니터링하는 매트릭스 리뷰회의를 진행합니다. 즉, 프로젝트가 승인되면 KPI가 설정되고 PDCA(Plan-do-Check-Action) 사이클을 고속 회전하면서 실행력을 높입니다.
💡 아마존의 회의문화 관련 영상 🎬
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